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中国传媒大学举办国际会议管理办法

作者:   来源:  时间:2015-11-28
    为加强归口管理、规范学校各单位、各部门举办国际会议的申报手续,根据上级相关文件的精神和要求,结合我校实际情况,特制定本管理办法。

第一条 管理原则
(一)此《办法》中所称国际会议,指在我国境内(不含港、澳、台地区)举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区(不含港、澳、台地区)的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。
(二)我校举办(含承办、合办、协办)的国际会议应当符合我国的根本利益和国情,坚持以我为主,为我所用,目的明确,提高政治敏感性。
(三)国际会议的举办,须符合我校教学科研和对外交流的实际需要,力求实效,不图虚名,切实提高国际会议质量。
(四)国际会议经费实行预算管理,经费支出项目和标准须符合相关财务规定,厉行节约。
(五)根据教育部相关文件规定,国际会议的申请分为预报和申报两个阶段。

第二条 预报、申报手续
(六)举办国际会议的部门、单位应在会议拟对外宣布或承诺的上年度9月30日前向国际交流与合作处预报拟召开的国际会议,并填写《中国传媒大学国际会议预报计划表》(可从国际交流与合作处网页下载)。
(七)举办国际会议的部门、单位,至少应在会议正式对外宣布6个月前,向国际交流与合作处提交申请报告,并填写《中国传媒大学举办国际会议申报表》(可从国际交流与合作处网页下载)。
  申请报告内容包括:
    1.国际会议的中英文名称;举办日期、会期、地点;主办(承办、协办)单位名称(国外单位应注明中英文全称);与会人员范围、会议规模、拟邀外宾名单;
    2.会议的主题、议题和主要内容;
    3. 经费来源;
    4.如邀请党和国家领导人以及外国政要或前政要,实行个案请示,应至少6个月前向国际交流与合作处递交申请;
    5. 如有外国驻华使(领)馆官员、境外媒体记者、台湾代表参会,需特别说明;原则上不邀请外国敏感人士来校参加活动;
    6. 有境外组织参与的国际会议(包括主办、合办、协办、委托承办单位和资助经费),举办单位须附上相关说明及背景材料。
(八)各部门、单位负责对提交会议的论文进行把关。
(九)《国际会议预报计划表》经本部门、单位负责人同意后,提交国际交流与合作处,经主管校领导审批后,报教育部备案。
(十)《国际会议申报表》经本部门、单位负责人同意后,提交国际交流与合作处,经主管校领导审批后,报教育部批准。未经批准,举办单位或个人不得对外宣布或承诺举办国际会议;不得以"与外方已商妥"、"会议通知已发出"等为由要求上级认可和批准。

第三条 会议总结
(七)会议结束后,举办单位应在1个月内撰写会议总结报告,并报送国际交流与合作处备案。
  总结报告包括:
    1.会议名称、时间、地点、主题、主办单位和学术负责人,与会中、外宾实到人数(港澳台学者单列),收到中、外论文数量;
    2.会议学术水平的评价;
    3.与会国内外著名学者的最新研究成果和动向;
    4.会议反映出来的我国在相关学科领域内的现有水平与国际水平的差距、收获和成果以及存在的问题和建议;
    5.会议论文集出版情况;
    6.会议相关照片。

第四条
    与港澳台机构或院校合作举办会议,参照此《办法》执行。

第五条
    各部门、单位与境外院校、机构或外国驻华使馆联合举办的电影展、图片展、动画展等国际交流活动,参照此《办法》执行。各部门、单位应先自行审核活动内容,确认无政治问题,经部门负责人同意后,在活动举办1个月前向国际交流与合作处提交报告。

第六条
    举办双边会议申报程序,参照此办法执行。 

第七条
    本办法由国际交流与合作处负责解释,自公布之日起实行。



中国传媒大学国际交流与合作处
2014年3月